Хранение документов в архиве организации сроки

Обложка дела постоянного и временного хранения Образец от эксперта Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Актуальные корректировки в этот документ вносили в году. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет. Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность.

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРАВИЛА, СРОКИ И СПОСОБЫ

Типовые перечни документов по срокам хранения Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело.

При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения. Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия.

При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.

Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения. Определение срока хранения документов Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения.

Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения.

Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению.

Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Итак, в процессе экспертизы производится: отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив; отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов. Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; документы, подлежащие временному хранению свыше 10 лет в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению до 10 лет в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных бумажных носителях.

При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов: опись дел постоянного срока хранения; опись дел временного свыше 10 лет хранения; опись дел по личному составу; акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи. По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного до 10 лет хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней подробнее об описях дел см. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в г. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации.

Пример акта приведен на рис.

К указанным перечням документов относятся: 1 перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства в настоящее ранее - Минкультуры России : - Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Лёгкое управление Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией - i-Архив. Интерфейс i-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в i-Архиве сразу — без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день. Мы помогаем управлять архивами любого объёма, в том числе архивами компаний общенационального и международного масштаба. Повышение конкурентоспособности Быстрый и точный поиск любого документа позволяет оперативно работать с любыми запросами клиентов.

Хранение документов

Организационно-распорядительная, первично-учетная, отчетно-статистическая, налоговая, кадровая документация И это далеко не полный перечень. Какие документы нужно хранить, как долго, где и как? Об этом наш сегодняшний спецвыпуск. Из него вы узнаете, как организовать хранение документов в структурных подразделениях и в архиве предприятия, в каких случаях документы следует передавать в специализированные архивные учреждения. Также мы расскажем, что такое экспертиза ценности документов, чем занимается экспертная комиссия предприятия и как ее создать. Кроме того, напомним, в каких случаях документы можно уничтожить и как правильно это сделать.

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы Хранение документов: сроки, порядок и штрафы При этом есть ряд обязательных требований, игнорировать которые они не вправе. Рассказываем, как правильно хранить документы и что будет за необеспечение их сохранности. Согласно ст. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога письмо Минфина РФ от Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации письмо Минфина РФ от

Сроки хранения документов

Их можно передавать на уничтожение. Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения. И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов. Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно.

Архивное хранение документов

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года. Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности. Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться.

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов. Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета Отключить рекламу Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов. Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п. Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от N ФЗ "Об.

Типовые перечни документов по срокам хранения Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения. Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов. Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует? Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве. Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности. Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в году.