Как правильно хранить кадровые документы в организации

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.

Как хранить кадровые документы в организации

Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации.

О том, как применять эти правила в году, разговор пойдет ниже. Какие требования существуют В ст. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет: Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия. Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ. При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.

Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление. В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев. В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.

Допустимый размер дела — листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра. В марте года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет. Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным. Разновидности документов Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида: Укомплектование штата компании заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность.

Перевод сотрудника внутри предприятия переводы на иную работу, совмещение должностей. Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников документы о надбавке, премировании.

Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией. Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с года. Бумаги, отправленные в архив раньше года, обязаны храниться 75 лет. Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет. Как сортировать дела Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии.

При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами. Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах прием на работу, переводы, увольнения. Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека.

Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее — это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации: Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать. Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения. Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам.

Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации архивы государства или муниципалитета.

В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде. При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт.

В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец Обязательные кадровые документы в организации С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие.

Хранение кадровых документов в организации

Так, например, к требованиям, предъявляемым к помещениям архивов организаций относятся: пожарная безопасность; отсутствие газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов в помещении архива организации ; обивка дверей помещений архива организации металлическим листом и прочные засовы; охранная сигнализация; металлические решетки на окнах, расположение которых позволяет доступ извне, и т. То есть, для соблюдения и правил и гарантии сохранности документов, в кадровой службе должен быть предусмотрен специальный шкаф для хранения кадровых документов , максимально учитывающий все вышеперечисленные требования. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное ; 2 температурно-влажностного режима хранения. Все помещения архива организации должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. Система хранения кадровых документов Несоблюдение некоторых из указанных выше требований может привести к несанкционированному доступу к документам, содержащим персональные данные. Персональные данные каждого сотрудника должны быть защищены и ни в коем случае не передаваться третьим лицам, согласно далее по тексту - Закон. Соответственно, система хранения кадровых документов и их правила должны соблюдаться неукоснительно, в интересах самой организации и кадрового работника. Защита персональных данных регламентируется.

Как хранить кадровые документы

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.

Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение

Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в году, разговор пойдет ниже.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности.

Хранение кадровых документов

Как хранить кадровые документы — НалогОбзор. Инфо 1 Сроки хранения 2 Условия хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности п. Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО ст. К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся: документы по личному составу; положения, приказы и т. ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы п. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

На нашем сайте вы узнаете о том, как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников в организации, а также о хранении.

Хранение документов

Существует и такая классификация кадровой документации: обязательные документы должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат факультативные документы принимаются работодателем по его усмотрению. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом. Хранение документов по кадрам Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Организация хранения кадровых документов

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", , N 6 Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. Архивным документом согласно п. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Правила хранения кадровых документов в организации Хранение документов Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч. Для этих целей формируются дела. Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению. При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации одобрены решением Коллегии Росархива от На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер. Правило 1.

Кадровые — не исключение. Как организовать хранение кадровых документов зависит от вида бумаг и организации. Рассмотрим требования и правила создание архива. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм и изложить материал доступно, начнем с принципиально важной нормы: закон прямо не предусматривает обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения п. Из закона вытекает, что создание архива в организации относиться к ее праву, а вот обеспечение сохранности документов к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм есть еще ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации — это требование. Дело в том, что, по сути, кроме архивного способа хранения документов иных способов нет. Так пунктом 2. Причем они должны исключать хищение и утрату и обеспечивать поддержание бумаг в нормальном состоянии. Организация хранения документов по личному составу Когда передавать бумаги Документы по личному составу, то есть архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, передают в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.