Как составить опись документов для архива

Отражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации. Открытые Отражают движение документации за пределы компании. Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т. Существует еще градация по типу описываемых бланков.

Составляем описи дел

Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения сдаточная , сводная опись на дела фонда. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные и др.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела изъятия, включения документов, замена их копиями и т.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Описи структурных подразделений сдаточные и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел: постоянного хранения; временного хранения например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет ; по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения. Опись состоит из: собственно описи, то есть перечня дел описательных статей , итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов. Работа по составлению описи складывается из следующих этапов: описания дел; организации документов и дел в пределах архивного фонда разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда ; оставления собственно описи документов; составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда или любого другого комплекса документов могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на: все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование; дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа то есть В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах. Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части.

Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная. Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями. Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера.

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда. Собственно опись документов основная информационная часть состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов: порядковый номер; делопроизводственный индекс номер дела по номенклатуре дел ; заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа; крайние даты документов в деле число, месяц, год ; количество листов в деле; примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве. Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда.

Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи в первую очередь заголовки дел в опись. Хронологически — структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года — по структурным подразделениям. В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений.

Наименование учреждений, организаций и предприятий авторов, корреспондентов дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела: постоянного хранения; временного более 10 лет хранения; по личному составу; Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации.

Как правильно составить опись документов - образец?

К записи комментариев Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

Опись документов

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! В делопроизводстве В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения.

Опись документов: правила использования и оформления

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см.

Полезное видео:

Как составить опись документов

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа.

Образец архивной описи

Для всех регионов! Опись документов: правила использования и оформления Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется? В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив. Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые

Как выглядит образец описи архивных документов Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива? В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата.

Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации — договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации. Что говорит закон Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение — простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно. Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись. Точность проверки описи документов Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры.

Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить: описи .

В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах в Приложениях 14 — Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации см. Описи дел по личному составу — неотъемлемая часть процесса хранения документов.

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.