Как зарегистрировать входящие документы

Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату? Ответ Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Как зарегистрировать входящий документ

Регистрация входящих документов Вход на сайт Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль.

В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.

Секретарь — секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов. Делопроизводитель — сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа.

Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля. Таблицу 1. Таблица 1 Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции СвернутьПоказать Прием входящей корреспонденции Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам.

Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др. Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию.

Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати.

Пример 4 Образцы штампа и печати экспедиции СвернутьПоказать Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре.

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе. Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя.

Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту. Первичная сортировка входящей корреспонденции Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания. Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.

Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо. Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы — счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации.

Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты. Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким. Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству.

Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации. Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию. Регистрация входящей корреспонденции Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства — на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться: В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию. Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.

Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами. При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма: Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа.

Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке.

Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа. Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация то есть первичное заполнение полей РК в вашей системе может осуществляться в автоматическом режиме.

Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: Пример 5 Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции СвернутьПоказать Зарегистрированное входящее письмо СвернутьПоказать Как вы видите из реквизитов поступившего документа из Примера 6 и регистрационных материалов Журнал из Примера 5 , мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным см.

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе. Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс. Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой.

И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию.

Пользователю останется только внести индивидуальные данные. Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы договорная документация, циркулярные письма и др. В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать — сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: Направление документов на рассмотрение руководителю Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю.

Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты. Пример 7 на следующей странице. В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия.

СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту. Журнал регистрации входящих и исходящих документов Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий.

Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают.

Регистрация входящих документов 3. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства и структурных подразделений Министерства за исключением документов, указанных в пунктах 3.

Регистрация входящих и исходящих документов в СЭД 1С:Документооборот 1.4

При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документов, в зависимости от настроенных шаблонов бизнес процессов в каждой отдельно взятой организации может состоять из: автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль; оповещение исполнителей; контролем регламентированных сроков исполнения документов; формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам. Как происходит регистрация входящих и исходящих документов? Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций. Создание входящего документа 2. Обратите внимание!

Как зарегистрировать входящие документы

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Зарегистрировать входящее письмо в СБИС

Регистрация входящих документов Вход на сайт Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа.

Как зарегистрировать письмо в организации. Что нового

В новой версии программы незаполненное поле Предмет переписки не отображается в карточке документа. Напомним, поле Предмет переписки автоматически заполняется в следующих случаях: при создании исходящего документа на основании внутреннего; при создании входящего документа на основании исходящего, если у исходящего заполнен предмет переписки; при создании исходящего документа на основании входящего, если у входящего заполнен предмет переписки; при добавлении связи с типом Содержит переписку по между документами вручную. Теперь в карточке создания нового документа файлы можно прикрепить прямо на закладке Реквизиты. Для этого предусмотрена кнопка Добавить Загрузить с диска, Сканировать — для входящих документов. Кнопка добавления файлов при создании нового внутреннего документа Обратите внимание: кнопка добавления файла доступна только в карточке создания нового документа. Отправка документа по почте Две команды для отправки документа по встроенной и легкой почте Создать на основании — Письмо и Отправить по почте объединены в одну — Создать на основании — Письмо. При выполнении новой команды, программа автоматически создаст письмо в том варианте почты, который настроен для текущего пользователя. Если настроены оба варианта, будет выбрана встроенная почта.

Почему необходимо вести регистрацию документов?

Регистрация входящего письма образец — Деловая переписка — Примеры заявлений и ходатайств Регистрация входящих документов Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Прежде чем приступить к регистрации документов Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Первый важный этап – регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Регистрируйте все входящие документы от перевозчика в программе и контролируйте документооборот в компании. Краткое содержание Польза и возможности Автоматическая выписка документов за перевозчика Регистрируйте и выписывайте входящие документы за перевозчиков — это удобно, ведь многие перевозчики являются водителями и не имеют устройства, через которое можно выписывать документы для оплаты экспедитору и перевозчику. Автоматизированная система создания бухгалтерских документов В программе есть уникальные формы документов с неповторяющимися номерами от партнеров и перевозчиков — это облегчит вашу работу с документами. Как зарегистрировать входящий документ? В открывшемся списке выберите документ, который вам необходимо создать. В табличной части появился документ, который нужно заполнить до конца: укажите дату и номер документа, его статус и дату прихода. Все нужные поля заполнены? Как выписать входящий документ за перевозчика с неповторяющимися номерами и уникальными формами? Перед созданием документов выберите дату создания, ставку НДС и необходимые номера счета, акта и счет-фактуры. Полезность статьи:.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей.

Регистрация входящих документов

Приложение Управление документами Регистрация документов в кадровой службе Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписка с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т. В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки далее — РКК. Каждая из форм имеет свои преимущества. Делопроизводство от А до Я Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта. Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

Регистрация документов

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие". Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию".