При приеме документов на хранение в архив заводится карточка

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела см.

«Архивное дело» — электронный архив документов

К записи комментариев Елена 17 12 здравствуйте! Мария 11 02 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каким Перечнем следует руководствоваться при уничтожении дел, оконченных делопроизводством в году?

Приказом Минкультуры России от Росархивом Перечнем года. Инна 24 03 Здравствуйте. Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело?

Это и будут крайние даты? Крайние даты — это даты первого и последнего документа дела. В плановых и отчетных документах крайние даты не ставятся в описи и на обложке дела, указывается только год. Годовой отчет за год — в дате указывается год, хотя отчет составлялся в году. План на год — указывается год, хотя план составлялся в году. Светлана 29 03 Здравствуйте!

В нашей организации помимо основной деятельности, есть еще и издание журналов. Сколько нужно хранить издаваемые журналы и какая статья Перечня. К сожалению, самостоятельно найти данную информацию я не смогла.

Заранее спасибо. Согласно ст. Наталья 14 04 Здравствуйте! Помогите разобраться с реестрами описей, они ведутся отдельно на архивные опиcи и отдельно на сдаточные описи структурных подразделений? Или это должен быть один реестр на все описи? И как заполнять реестр? Каждый год вписывать одни те же описи, но с разными годовыми разделами? Нельзя ли сделать более расширенный образец? Там речь идет о годовых разделах сводных описей дел постоянного и долговременного свыше 10 лет срока хранения, именно на основании этих описей составляется реестр описей.

Сдаточные описи здесь не учитываются о них речь в 4 разделе Правил. Обычно в организации ведутся две-три описи: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, опись личных дел. Если есть проектная, научно-исследовательская документация, то составляются ещё описи НТД научно-технической документации. Исходя из специфики деятельности организации, могут отдельно составляться и другие описи. При завершении описи когда нумерация превышает ед. Наталья 20 04 Здравствуйте! И все таки я правильно поняла, в реестр описей каждый год вносятся годовые разделы сводных описей?

А на сдаточные описи нужно составить реестр сдаточных описей? Еще маленький вопрос. Заранее большое спасибо! На сдаточные описи реестр можно не составлять. Сдаточные описи можно как-то дополнительно обозначить, это уже ваше дело. Ольга 23 08 Добрый день! Подскажите, как правильно вести карточку учета работы с организацией в архиве учреждения, а лучше покажите на примере.

Необходимость ведения такой карточки есть в крупных организациях, имеющих разветвленную подведомственную сеть, особенно, если структурные подразделения расположены удаленно. Лицевая сторона карточки заполняется на основании сведений об организации, её заполнение не должно вызвать затруднений. Оборотная сторона карточки заполняется по итогам проверки архивом структурных подразделений.

На основании справки о проверке здесь указывается дата проверки, основные предложения по итогам проверки, результаты выполнения. Последний раздел 4 заполняется согласно паспорту архива.

Светлана 23 08 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения энергетических паспортов организации? В году это введено Приказом Министерства энергетики, но сроков хранения я не нашла в документах, в которых говорится об энергетических паспортах.

Только говорится о необходимости обновления этих паспортов не реже 1 раза в 5 лет. Буду благодарна за помощь admin 26 08 Здравствуйте! Изучите внимательно раздел 8. Думаю, подойдет ст. Ольга 14 09 Здравствуйте! Дела из подразделений передаются по описи, делается отметка в номенклатуре. Эта книга ведется для учета единиц хранения в архиве.

Если у вас небольшая компания, и если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вести эту книгу не обязательно. Ольга 28 09 Спасибо!

Айгуль 11 10 Здравствуйте, Мы ведомственный архив администрации города. На хранении 2 фонда. Дела с пос. Для организаций, передающих документы в государственный или муниципальный архив, в книге учета поступления… гр. В вашем случае номера фондов должны быть присвоены как фонду исполкома, так и фонду администрации они должны быть разные. Присвоенные номера фондов указываются как для дел постоянного хранения, так и для дел по личному составу.

Светлана 02 05 Здравствуйте! Посоветуйте, пожалуйста. В архиве организации я завожу сейчас учетную документацию, возникли вопросы по листу фонда: 1. Записи в лист фонда заносятся от руки. В лист фонда вносятся данные описей дел постоянного хранения и долговременного свыше 10 лет срока хранения. Заводится дело, где хранятся листы фондов, списки и карточки фондов, реестры описей и другие учетные документы.

Irina 01 02 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обязателен ли паспорт архива для частного професионального образовательного учреждения, а также лист фонда admin 04 02 Здравствуйте! Согласно п. Если ваше учреждение не сдает документы на хранение в государственный или муниципальный архив, паспорт архива составлять не надо. Лист фонда является обязательным учетным документом для архивов организаций. Надо ли включать их в описи? Если патентов много, то на них может быть составлена отдельная опись.

Кристина 21 06 Здравствуйте! Не могу разобраться, подскажите пожалуйста у личных карточек Т-2 ВУР какой срок хранения и номер статьи по перечню какой? Поэтому специалисты рекомендуют хранить эти карточки 3 года после увольнения работника по аналогии со ст. Татьяна 22 08 Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. Включают дела временного до 10 лет хранения в лист фонда, реестр описей и паспорт архива?

Такие дела в архив организации сдаются. Они учитываются по сдаточным описям, либо просто по номенклатуре дел. В такие учетные документы, как лист фонда, реестр описей и паспорт архива, дела временного до 10 лет хранения не включаются. Это видно и по формам учетных документов приложение 13, Юлия 29 08 Добрый день. Помогите, пожалуйста, разобраться! По орг. Везде издаются приказы по основной деятельности. Где должны храниться приказы? Все в корпоративном центре или регионы хранят свои на местах?

Нумерация приказов везде своя. Если приказы, издаваемые отделениями, подписываются директорами этих отделений, то, конечно, они должны храниться на местах, то есть в отделениях. Юлия 13 09 Вы имеете ввиду оперативное хранение? А если документы подлежат обработке и передаче в архив организации.

Получается Необходимо все хранить централизовано? И составить на приказы отделений разные описи. Да, в ответе речь шла об оперативном хранении и о формировании дел.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Приводим в порядок архив отдела кадров

Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 13 августа Введение Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации далее - организации. Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов. Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться. Эти различия определяются рядом факторов: масштаб деятельности организации, наличие у нее территориально-удаленных структурных подразделений, является ли организация источником комплектования государственного муниципального архива, состав и объемы хранимой документации и др. В случаях, обусловленных содержанием отдельных нормативных положений Правил, Методические рекомендации адресованы организациям, не являющимся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, что в тексте Методических рекомендаций оговаривается особо.

Приводим в порядок архив отдела кадров

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. Согласно п.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы аудиовизуальные , научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля г. N "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне". Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Порядок сдачи в архив кадровых документов

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС.

Личное дело учащегося: документы, требования, хранение

Статья Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей Нарушение требований законодательства о хранении документов: 1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Неисполнение обществом с ограниченной дополнительной ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона Федеральный закон, ст.

Какие документы входят в личное дело, какие требования соблюдать, как хранить. Личное дело оформляется при приеме в школу. Сразу же заводится .

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

При приеме документов на хранение в архив заводится карточка

Глава 6 Хранение документов по кадровому учету Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Личное дело оформляется при приеме в школу. Сразу же заводится личная карточка – она первой идет в личное дело. не было затребовано родителями или опекунами, передайте его в архив на хранение.

Операции с документами по личному составу 1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора контракта. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров контрактов. При приеме на работу работник пишет заявление. Прием на работу оформляется приказом распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела. Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.