Регламент согласования документов

Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор. Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования. Документы приложения к договору, проекты, подписанные документы теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.

Регламент согласования документов бюджетов АХР и капитальных затрат

Согласование проектов документов Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение — финансовое, технологическое, организационное и т. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами — руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию.

Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже: Наименование подразделения Какие вопросы входят в зону ответственности Бухгалтерия все операции, отражаемые в бухгалтерском учете; контроль движения средств по счетам и имущества; обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства; контроль выполнения обязательств.

Юридический отдел контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов; оценка возможных правовых рисков; контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы.

Служба делопроизводства контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов; контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий; контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов; контроль стилистики и грамматики текстового содержания; проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов. Информационная служба методы и сроки реализации предлагаемых решений, предполагающих использование IT-технологий; анализ, оценка, поддержка, внедрение и обновление программного используемого обеспечения; контроль использования информационных систем и ПО; обеспечение информационной безопасности.

Если документ инициативный, решение о том, какие службы будут его согласовывать, принимает главный исполнитель документа и руководитель того подразделения в котором он работает.

Но в любом случае, порядок согласования проектов документов должен быть определен инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной на предприятии. Когда документ подготовлен как ответ, согласовывать его нужно с теми службами, которые перечислены в резолюции руководителя.

Кроме того, необходимо ориентироваться и на содержание документа, чтобы включить в список согласующих все службы, имеющие отношение к данному проекту. Порядком согласования и утверждения документов , принятом на предприятии, может предусматриваться как последовательное проставление согласующих виз на документе, так и одновременная его рассылка для ознакомления и согласования. Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей Сроки согласования документов определяются в рабочих днях.

Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней.

В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней. При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа.

Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже: Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение.

При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа. Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации.

В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа. Читайте также:.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

N РП "О создании Межведомственной рабочей группы по проверке обоснованности заявленных потребностей с начальной максимальной ценой контракта от млн. В случае принятия МРГ решения "Принять заявку", Департаментом в срок не позднее трех рабочих дней со дня проведения заседания МРГ осуществляются действия, предусмотренные пунктом 4. В случае если МРГ принято решение "Принять заявку с учетом изменения условий", Заказчик обязан внести соответствующие изменения в условия планируемой закупки в сроки, предусмотренные протоколом МРГ. По результатам внесения изменений Заказчик направляет в Департамент уведомление об устранении замечаний и согласовании возможности публикации закупки на Официальном сайте с членами МРГ, давшими соответствующие замечания на заседании МРГ. Департаментом осуществляется проверка соответствия внесенных изменений требованиям решения МРГ, а также действия, предусмотренные пунктом 4. В случае если указанные изменения Заказчиком не вносятся, закупка не согласовывается, и указанная Заявка считается отклоненной.

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

Схема работы Отправка и получение любого электронного документа в СБИС состоит из следующих этапов: Продавец отправитель подготавливает документы в СБИС либо автоматически выгружает готовый комплект документов из своей учетной системы через специальную обработку. Отправляет комплект покупателю получателю , заверив его своей электронной подписью ЭП. Если покупатель еще не зарегистрирован в СБИС, то ему на электронную почту придет письмо-приглашение на подключение. Покупатель принимает документы в личном кабинете СБИС или сразу в своей учетной системе через специальную обработку. В случае необходимости согласования документа с двух сторон покупатель подписывает его своей ЭП или отклоняет, с указанием причины. Продавец следит за состоянием отправленного документа; за получением экземпляра, утвержденного покупателем.

Регламент согласования документов поставщиков компании "Альфа"

Журнал делопроизводства и документооборота на предприятии Одним из наиболее сложно решаемых вопросов в работе с документами является их согласование. Создание единого регламента или порядка согласования документов представляет собой долгий и сложный процесс, особенно если данная работа ведется в рамках большой компании. В данной статье мы расскажем, как решить вопрос с согласованием. Из данной статьи вы узнаете: что такое согласование документов; регламент по согласованию документов. Согласование документов в организации является сложным и длительным процессом.

Регламент согласования договорной документации

От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом. Необходимость регламентации документооборота Документооборот существует в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей — а значит работать эффективнее. Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Настоящий Порядок определяет процедуру согласования управляющей компанией, отобранной по конкурсу и заключившей с Пенсионным фондом Российской Федерации договор доверительного управления средствами пенсионных накоплений далее - управляющая компания , с Федеральной службой по финансовым рынкам внутреннего регламента совершения операций со средствами пенсионных накоплений, отражающего особенности деятельности по доверительному управлению средствами пенсионных накоплений. Для согласования внутреннего регламента совершения операций со средствами пенсионных накоплений, отражающего особенности деятельности по доверительному управлению средствами пенсионных накоплений далее - внутренний регламент , управляющей компанией представляются: 1 заявление управляющей компании на согласование внутреннего регламента один экземпляр ; 2 внутренний регламент два экземпляра ; 3 в случае наличия ранее согласованного ФСФР России внутреннего регламента перечень изменений в последнюю согласованную редакцию внутреннего регламента один экземпляр ; 4 магнитный или оптический носитель, содержащий текст внутреннего регламента, представленного на бумажном носителе один экземпляр ; в случае ранее согласованного ФСФР России внутреннего регламента текст с перечнем изменений в последнюю согласованную редакцию внутреннего регламента. Заявление о согласовании внутреннего регламента должно содержать: полное и краткое фирменное наименование управляющей компании; адрес места нахождения, почтовый адрес, телефон и факс управляющей компании; номер и дату предоставления лицензии на осуществление деятельности по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами; номер и дату договора доверительного управления средствами пенсионных накоплений с Пенсионным фондом Российской Федерации, а в случае пролонгации указанного договора также указывается номер и дата дополнительного соглашения о продлении срока действия договора; перечень прилагаемых к заявлению документов с указанием количества листов и экземпляров каждого документа; цель направления документов в Федеральную службу по финансовым рынкам на согласование. Заявление о согласовании внутреннего регламента подписывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа управляющей компании лицом, которое вправе действовать от имени управляющей компании без доверенности , и руководителем службы внутреннего контроля контролером управляющей компании и заверяется печатью управляющей компании. Внутренний регламент должен быть утвержден в порядке, установленном учредительными документами управляющей компании, иметь наименование: "Внутренний регламент совершения операций со средствами пенсионных накоплений управляющей компании указывается полное фирменное наименование управляющей компании ". На титульном листе внутреннего регламента должна содержаться отметка о его утверждении, заверенная подписью единоличного исполнительного органа лицом, которое вправе действовать от имени управляющей компании без доверенности и печатью управляющей компании, а также указывается номер и дата его редакции.

Согласование документов в организации

Положение о порядке согласования. Цели и задачи регламента. Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Порядок согласования документов

Согласование проектов документов Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение — финансовое, технологическое, организационное и т. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами — руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию. Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже: Наименование подразделения Какие вопросы входят в зону ответственности Бухгалтерия все операции, отражаемые в бухгалтерском учете; контроль движения средств по счетам и имущества; обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства; контроль выполнения обязательств. Юридический отдел контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов; оценка возможных правовых рисков; контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы. Служба делопроизводства контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов; контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий; контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов; контроль стилистики и грамматики текстового содержания; проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов.

Регламент согласования договоров для средних компаний

При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание. Управленческий аспект согласования Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость. Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Регламент согласования договорной документации

Общие положения 3. Целью настоящего Регламента является установление процедур связанных с разработкой, согласованием, изменением, введением в действие и отменой действующих Регламентирующих документов Координатора. Участниками процесса разработки, согласования, утверждения, изменения, введения в действие и отмены Регламентирующих документов являются, а также могут быть при необходимости: аппарат Координатора, постоянные и временные рабочие группы, создаваемые Координатором; органы управления Координатора; государственные органы; экспертные организации эксперты ; иные участники гражданско-правовых отношений в области регистрации доменных имен в пределах их компетенции. Регламентирующие документы разрабатываются в случае отсутствия положений федеральных законов, нормативно-правовых актов Президента РФ и Правительства РФ, а также иных нормативно-правовых актов государственных органов, регулирующих область гражданско-правовых отношений, связанную с Интернет - технологиями, в том числе с регистрацией доменных имен Российского сегмента сети Интернет. Разработка Регламентирующих документов осуществляется с целью установления норм и правил, обеспечивающих единообразие процедур, правил взаимодействия всех участников гражданско-правовых отношений в области регистрации доменных имен второго уровня, в доменах верхнего уровня, администрирование которых осуществляет Координатор.