Сводим кадровые документы в архив

Вернуться к списку Игры, в которые мы играем на работе. В смысле, работаю, но не езжу в офис к девяти утра. Кто-нибудь подсчитывал, сколько рабочего времени уходит именно на работу, на то, что называется профессиональной деятельностью? Сколько времени вы исследуете, лечите, обучаете, продаете и покупаете, организуете, сводите дебет с кредитом, выводите из кризиса или банкротите, программируете, рисуете, пишете или, наконец, следите, чтобы всем вышеупомянутым качественно и вовремя занимались вверенные вам сотрудники? Не знаете?

Архивы как зеркало….

Расчёт экономической выгоды от аутсорсинга хранения документов В результате всех подсчетов получается, что суммарная экономия составит долларов в год. Таким образом, в рассмотренном примере передача документов на внеофисное хранение оправдана, даже с учётом возможных погрешностей в расчётах.

Примечательно, что основная экономия возникает из-за того, что организация арендует дорогую офисную площадь. Стоимость аренды часто является главным фактором, определяющим экономическую эффективность аутсорсинга. Хорошо налаженный документооборот — ключ к успеху Поставщики часто говорят о том, что, благодаря аутсорсингу, их клиенты могут привести в порядок свой документооборот.

На самом же деле аутсорсинг при бестолковом документообороте помогает примерно так же, как анальгин при аппендиците — боль снимается… на какое-то время.

Какая — либо выгода от внеофисного хранения возможна только при хорошо налаженной системе делопроизводства в самой организации, и при правильном взаимодействии службы ДОУ с поставщиком: Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис.

Основные рекомендации таковы: На внеофисное хранение нужно, в первую очередь, вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе. В короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно — в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком.

Если срок хранения документов уже заканчивается скажем, осталось хранить их менее года — нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг, или же оставить в архиве, и по истечении срока хранения уничтожить. На аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности естественно, значительно более дорогих.

Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба — что опять-таки сокращает количество возвращаемых коробов; В идеале, вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, — чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.

Аутсорсинг хранения документов и электронный архив Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота, или же создает электронный архив. Кроме того, документы из электронного архива не имеют в настоящее время юридической силы, поэтому электронный архив не поможет, если нужно представить государственным или судебным органам подлинники документов.

Риски при внеофисном хранении документов Поставщики уверяют, что при использовании их услуг повышается безопасность хранения документов. Во многих случаях это так… но не всегда. По-настоящему ценные документы, утрата или разглашение информации из которых может серьёзно повредить организации, отправлять на аутсорсинг всё-таки рискованно.

Компания, желающая воспользоваться услугами внеофисного хранения, в первую очередь должна выяснить, насколько серьёзно поставщик относится к вопросам безопасности.

Вот основные вопросы, которые нужно задать: Каким образом поставщик набирает себе новых сотрудников, проходят ли сотрудники фирмы-поставщика какую-либо проверку службой безопасности; Как организован контроль доступа в хранилища с документами и к компьютерным базам данных, как обеспечивается информационная безопасность; Какими системами слежения и контроля оборудовано хранилище внутри и снаружи; Как организовано обучение сотрудников фирмы-поставщика; Полезно выяснить, является ли фирма-поставщик членом PRISM International ассоциации фирм-поставщиков услуг по внеофисному хранению документов.

Члены PRISM обязуются соблюдать отраслевой кодекс профессиональной этики, ясно формулировать контракты, добросовестно исполнять их, обеспечивать безопасность и конфиденциальность принятых на хранение информационных ресурсов; Наконец, ключевой вопрос — организации системы противопожарной безопасности, поскольку пожар остаётся наиболее серьёзной угрозой для бумажных документов. В ассоциации состоят и обе крупные корпорации, действующие в данной отрасли Iron Mountain и Recall Corporation.

Противопожарная безопасность Прежде чем беседовать с представителями поставщика, специалисту ДОУ стоит поискать информацию о современном состоянии дел в области защиты хранилищ документов от пожара в Интернете все необходимые сведения есть, но может потребоваться знание английского языка.

При этом нужно понимать, что, чем более совершенные системы безопасности, пожаротушения и климатического контроля установлены в хранилище, тем вполне обоснованно! Рекомендуется получить ответ на следующие вопросы: Какие системы пожаротушения установлены? Желательно точно записать наименование системы и проверить, соответствуют ли технические характеристики этой системы современным требованиям противопожарной безопасности. Дополнительную информацию о системе можно получить в Интернете год выпуска, надежность, рекомендуемые места использования , и обязательно сравнить эту информацию с данными, представленными поставщиком — а заодно узнать, как отзываются об этой системе специалисты.

Какие датчики температуры, дыма и т. Когда хранилище последний раз проверялось службой пожарной охраны? Желательно попросить и прочитать акт проверки. Каким стандартам пожарной безопасности соответствует хранилище? Существует ряд стандартов пожарной безопасности для хранилищ документов, и соответствие им является серьёзным аргументом в пользу поставщика.

К сожалению, современные спринклерные системы пожаротушения, наиболее распространённые в недорогих хранилищах, хотя и зарекомендовали себя как хорошее средство защиты, всё же не гарантируют стопроцентную безопасность от пожаров. В информационном бюллетене, выпущенном Лондонской торговой палатой в году, сообщается, что ежегодно на одном из каждых центров хранения и обработки данных происходит серьёзная катастрофа.

Пример: 29 октября года в Чикаго США , при пожаре в центре хранения уничтожено тысяч коробов с документами. Кроме того, были уничтожены ценные коллекции материалов по истории мирового и французского кино коробов, не считая 2 тысячи коробов афиш. Оценка рисков Сегодня оценка рисков стала неотъемлемым элементом планирования любой деловой деятельности, и использование аутсорсинга — не исключение. Чем же организация рискует, отправляя документы на внеофисное хранение?

Ущерб в связи с утратой документов. При оценке этого вида риска исходят из того, какие штрафы и другие санкции могут быть наложены на компанию в случае утраты документов например, бухгалтерских и налоговых документов, которые должны храниться в течение срока, установленного законодательством и нормативными актами.

Нужно также проанализировать, может ли утрата документов привести к потере льгот например, налоговых. Наиболее ценные документы, потенциальный ущерб от утраты которых слишком велик, на аутсорсинг отправлять нельзя. При оценке риска должны учитываться также затраты на восстановление документов, включая возможные судебные издержки и оплату адвокатов.

Ущерб из-за утечки конфиденциальной информации. О том, какую информацию о системе безопасности фирмы-поставщика желательно получить до заключения договора, уже говорилось. Но даже наилучшая система может дать осечку, и достаточно одного недобросовестного сотрудника в центре хранения, чтобы конфиденциальная информация оказалась в чужих руках.

Поэтому для каждого типа документов нужно оценить возможные последствия утечки информации, и определить, какие ключевые для организации документы не должны покидать её офис. Чтобы минимизировать этот вид риска, необходима хорошо налаженная служба ДОУ, способная определить ценность всех документов компании. Ущерб вследствие неуничтожения документов по истечении установленного срока хранения.

Зарубежный опыт показывает, что многие клиенты хранят свои документы гораздо дольше, чем это требуется.

В США, где внеофисное хранение существует уже давно, средний срок хранения короба с документами составляет 15 лет — при том, что принятые там обязательные сроки деловых документов не сильно отличаются от наших. Причина — плохо налаженная работа службы ДОУ, когда для того, чтобы уничтожить документы, их сначала нужно вернуть из хранилища и проделать ту самую работу по экспертизе ценности, которую следовало сделать до отправки документов на аутсорсинг.

В противном случае документы остаются, и могут быть затребованы государственными, судебными и контролирующими органами, — и результатом может быть существенный материальный ущерб как для самой организации, так и для её клиентов. Важно ещё до заключения договора уточнить, какие действия поставщик предпринимает при утрате или повреждении документов клиентов, или в случае обнаружения утечки информации.

У представителя фирмы-поставщика услуг нужно выяснить: Есть ли у поставщика план действий на случай чрезвычайных ситуаций? Если есть, желательно с ним познакомиться но поставщик может отказаться показать план, ссылаясь на коммерческую тайну или на вопросы безопасности.

Сам факт наличия такого плана уже говорит о серьёзной работе фирмы в этом направлении. Какова политика поставщика в случае пожара, затопления и других неприятностей с документами? Какие меры по спасению уцелевших документов запланированы фирмой поставщиком эвакуация, просушка документов, реставрация и т. Какой метод хранения документов одной организации применяется все короба хранятся в одном месте, или же разбросаны случайным образом по хранилищу?

При недорогом внеофисном хранении чаще всего используется второй подход, это обусловлено технологией размещения и учета коробов, используемой поставщиком. Чтобы максимально плотно заполнить хранилище, поступающие документы в первую очередь помещаются в свободные ячейки в уже заполненных секциях хранилища, и только при отсутствии там свободных мест короба размещаются в новых, еще не заполненных секциях. При возврате временно изъятого короба его местоположение в хранилище чаще всего изменяется.

Для клиентов такой способ хранения полезен тем, что в случае чрезвычайного происшествия в одной из секций они не потеряют все свои документы сразу. В какие сроки клиента известят о чрезвычайном происшествии? В случае частичного повреждения документов, будет ли у клиента возможность самостоятельно решить, стоит ли, и как, спасать документы — или же решение примет поставщик?

Самое главное — уяснить для себя политику поставщика при возмещении убытков клиента в случае утраты документов. Чтобы было ясно, что может ожидать документы клиента в случае чрезвычайной ситуации, приведем типичные действия американских поставщиков в случае пожара: Уничтожаются все поврежденные огнем или водой документы, вне зависимости от степени повреждения потому, что спасение документов обходится намного дороже, чем компенсация за их уничтожение , Выплачивается компенсация по 1 — 2 доллара за короб, Контракты составляются так, что никакой другой компенсации за причиненный ущерб получить невозможно, — если только не доказана прямая вина поставщика в случившемся.

Получить хоть какую-либо более существенную компенсацию можно, только доказав, что поставщик услуг нарушил условия договора, и не выполнил свои обязательства перед клиентом. Примеров таких судебных решений очень немного. Пример: В году произошёл пожар в хранилище компании Diversified Records, было уничтожено тысяч коробов с документами. Иск на возмещение убытков подали First Union Bank, утративший тысячи коробов, и компания Mobil Oil, не досчитавшаяся 68 тысяч своих коробов.

К ответственности были привлечены как компания Diversified поставщик услуг , так и фирма Grinnell поставщик спринклерной системы. В ходе судебного разбирательства было установлено, что спринклерная система, поставленная фирмой Grinnell, имела существенные технологические дефекты, и на момент пожара не была полностью введена в строй.

Судебные процессы в различных инстанциях шли в течение 7 лет. В году истцы получили компенсацию по 20 миллионов долларов около долларов за короб. Но утрата документов возможна и в отсутствие каких-либо катаклизмов. Когда мы попытались отозвать несколько сот коробов, они не смогли найти половины из них, и не имели понятия, что с ними случилось. Причина для клиента не имеет значения, для него важен только тот факт, что его любимые документы не были возвращены по его требованию.

Контракты на внеофисное хранение обычно долгосрочные. Фирма Butzel заявила в суде, что такой платеж контрактом не предусматривался. GE в своей жалобе подчёркивала, что документы ей срочно нужны для как оперативной работы, так и для предъявления контролирующим органам. Причиной скандала стала попытка поставщика увеличить оплату под тем предлогом, что некоторые услуги, которыми пользовалась GE, не были включены в контракт.

Судья потребовал, чтобы стороны обратились в арбитраж как предусматривал контракт , а до решения спора обязал GE выплачивать обычную ежемесячную плату за хранение и обработку документов, а поставщика — исполнять запросы GE на доставку документов. Ответственность поставщика при утрате или повреждении документов, страхование документов. Поставщики принимают на дешёвое хранение документы, ценность которых им неизвестна. Вполне естественно, они стараются оградить себя от возможных исков по возмещению косвенных убытков в случае утраты или порчи документов не по их вине прямые убытки они тоже стараются возмещать по минимуму — фактически, пострадавшему клиенту обычно компенсируют стоимость архивного короба.

Поставщики не страхуют собственно документы это может сделать сам клиент — они страхуют свою деятельность. В договора обычно включаются пункты, согласно которым: клиент не может требовать компенсации за косвенные убытки, если ущерб произошёл не по вине поставщика.

Это значит, что клиент не получит компенсации за штрафы, утраченные налоговые льготы и прочие неприятности, которые могут возникнуть из-за утраты документов. Никто ему не компенсирует и затрат на восстановление этих документов. Главное назначение этого пункта состоит в том, чтобы защититься от иска со стороны страховой компании, в которой клиент застраховал свои документы — за счёт самого клиента! Однако, для полноты картины, следует отметить, что при заключении договоров с государственными организациями в США , формулировки в контрактах уже совсем другие — там уже поставщик обязан компенсировать государственному органу затраты, которые тот понесёт на восстановление документов, в связи с судебными исками и т.

Поставщики соглашаются на такие условия из-за чрезвычайной выгодности государственных контрактов, обычно предусматривающих долгосрочное хранение огромного объёма документов.

Небольшое возгорание в принадлежащем Национальным Архивам хранилище в Суитланде 4 декабря года, по сообщениям официальных лиц, привело к повреждению коробов документов Государственного Департамента, при этом ущерб оценивался в тысяч долларов США.

Ларри Медина Larri Medina — управляющий документами и информацией, Ливерморская Национальная лаборатория им. Интересно, как эта цифра была определена и включает ли она ущерб, причиненный другим коробам при тушении пожара или повреждение самого хранилища? Я хочу сказать, что если бы эти короба были на хранении в компании Iron Mountain, или у любого другого члена PRISM, то они были бы оценены в 2 доллара каждый, на общую сумму в одну тысячу долларов.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел.

Курс «Устный синхронный перевод деловых переговоров, круглых столов и официальных встреч»

Первые 2 цифры — код субъекта РФ согласно конституции РФ, следующие 2 — номер налоговой инстпекции, следующие 6 — номер налоговой записи налогоплательщика, последние 2 — контрольные цифры для проверки правильности записи. Является ли человек ИП индивидуальным предпринимателем? Что можно узнать: Это номер, который состоит из 15 цифр. Например, Первое число может применять значения 3 и 4. Это признак отнесения государственного регистрационного номера записи. Даже если человек прекратил быть ИП, то эти сведения всё равно хранятся в налоговой. Является ли человек учредителем ООО? Есть ли у физлица бизнес и какой?

Пао сбарбанк с 9000

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела см.

Готовим документы к хранению

Хранение кадровых документов Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам: разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве; экспертизы ценности документов; розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу; упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии: Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утв. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Полезное видео:

Все образовательные учреждения в Санкт-Петербурге

Дополнительный отпуск на санаторно курортное лечение. Как расчитываются выплаты по проф заболеванию. Дополнительный отпуск за выполнение работы особого характера Постановлением Правительства от Поскольку такой дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском работника, то средний дневной заработок рассчитывается один раз - на дату начала отпуска.

Сдача кадровых документов в архив

Что делать, если вам пришло SMS-сообщение с номера Телефон горячей линии Сбербанка Проходимцы постоянно ищут уязвимые места и способы проникновения в кошелек человека. Казалось бы, интернатизация обезопасила каждого из нас от физического общения с нежелательными личностями, но это не так. Все только усугубилось — электронные устройства, где есть деньги, которые обмениваются информацией с внешним миром, подвержены уязвимостям.

Сдача кадровых документов в архив никогда не будет проблемой для кадровика, который точно соблюдает сроки и следует правилам оформления дел.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений.

Статьи журнала «Главная книга»

Расчёт экономической выгоды от аутсорсинга хранения документов В результате всех подсчетов получается, что суммарная экономия составит долларов в год. Таким образом, в рассмотренном примере передача документов на внеофисное хранение оправдана, даже с учётом возможных погрешностей в расчётах. Примечательно, что основная экономия возникает из-за того, что организация арендует дорогую офисную площадь. Стоимость аренды часто является главным фактором, определяющим экономическую эффективность аутсорсинга. Хорошо налаженный документооборот — ключ к успеху Поставщики часто говорят о том, что, благодаря аутсорсингу, их клиенты могут привести в порядок свой документооборот. На самом же деле аутсорсинг при бестолковом документообороте помогает примерно так же, как анальгин при аппендиците — боль снимается… на какое-то время. Какая — либо выгода от внеофисного хранения возможна только при хорошо налаженной системе делопроизводства в самой организации, и при правильном взаимодействии службы ДОУ с поставщиком: Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Основные рекомендации таковы: На внеофисное хранение нужно, в первую очередь, вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.

Игры, в которые мы играем на работе.

Правила приема на работу иностранных граждан Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся: документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей ; документы по аттестации и установлению квалификации; различные наградные документы наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду ; документы, подтверждающие вредные условия производства; списки работников, имеющих право на льготную пенсию документы: ходатайства, справки, анкеты ; книги прописки жильцов; а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот. Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.