Уничтожение документов при ликвидации

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы Хранение документов: сроки, порядок и штрафы При этом есть ряд обязательных требований, игнорировать которые они не вправе. Рассказываем, как правильно хранить документы и что будет за необеспечение их сохранности. Согласно ст. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст.

Порядок уничтожения документов при ликвидации компании

Во время ликвидации юридического лица перед руководством компании неизбежно возникает вопрос о том, как поступить с накопленными за годы его деятельности документами и как юридически грамотно передать их на государственное хранение.

Необходимость архивного хранения документов в государственном или муниципальном архиве существует независимо от того, представляет ли организация государственный сектор или является независимым коммерческим агентом на рынке. Это значит, что независимо от того, как вы определили правовой статус своего предприятия — государственный или коммерческий, по крайней мере часть документальных фондов вашей организации непременно окажется в руках государства.

Для чего нужен государственный архив Даже после ликвидации гражданам требуются определенные справки социального назначения о месте работы и должности, трудовом стаже, заработной плате и пр. Получить подобные документы будет крайне сложно, если документы по личному составу не были переданы на хранение в государственный архив. Именно поэтому очень важно передать их на государственное хранение. После передачи документального фонда собственником становится государство, а документы, сроки временного хранения которых не истекли, включены в состав государственного архива.

Общие аспекты ликвидации Прежде чем приступать к обработке имеющихся документов, необходимо ознакомиться с общей процедурой ликвидации юридического лица. Ее порядок регламентирован ст. VI Федерального закона от Если процесс ликвидации относится к обществу с ограниченной ответственностью, помимо вышеуказанного закона необходимо руководствоваться ст.

Для того чтобы решить вопрос обеспечения сохранности документов акционерных обществ во время их ликвидации, следует обратиться к Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденных постановлением ФКЦБ России от Формы уведомлений и заявлений, предоставляемые в регистрирующий налоговый орган в случае ликвидации организации и требования к их заполнению утверждены Постановлением Правительства от Судьба документов Понятие источника комплектования государственных архивов О том, как поступить с имеющимся документальным фондом ликвидирующейся организации, будь то документы с постоянным или временным сроком хранения, подскажет включенность предприятия в источник комплектования государственных архивов.

Другими словами, для определения дальнейшей судьбы документов необходимо отталкиваться не только от типа правовой собственности, но и учитывать степень сотрудничества компании с государственными архивами, который определяется на основе включения организации в источник комплектования государственных архивов.

Что он из себя представляет? Источниками комплектования государственных архивов в обязательном порядке являются организации, учредителем которых выступает государство. Для того чтобы определить включенность предприятия в этот список, можно ответить на несколько вопросов: проводилась ли ранее архивная обработка документов; согласовываются ли описи с государственным архивом; имеется ли у организации куратор; передаются ли документы с постоянным сроком хранения на государственное хранение; составляются ли годовые отчеты о количестве заведенных дел.

Если вы установили, что организация попадает в список источников комплектования государственных архивов, тогда готовьтесь расстаться с документами по личному составу и основной деятельности.

Более того, описи дел таких предприятий должны быть согласованы с экспертной комиссией государственного архива. Все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия ГУП, ФГУП , как правило не являются источниками комплектования государственных архивов.

Важно отметить, что любая организация может стать источником комплектования на основании договора с государственным архивом. Например, договор коммерческой организации о включении ее в список комплектования автоматически расширяет список документов, которые после ликвидации нужно отправить в государственные архивные фонды, несмотря на то что владельцем предприятия является не государство, а частное лицо или группа лиц.

Экспертная и ликвидационная комиссия В случае с организациями, учредителем которых является государство источник комплектования государственных архивов , вопросами архивной обработки и хранения занимается специальная государственная комиссия экспертов.

Для коммерческих, общественных и унитарных организаций, не входящими в список комплектования, принимается решение о создании ликвидационной комиссии ликвидатора. Именно к ликвидационной комиссии переходят полномочия по управлению делами юридического лица п. Ликвидационная комиссия решает, отправить ли документы временного и постоянного срока хранения в государственный архив или обратиться к услугам коммерческих организаций, занимающихся хранением документов. В том случае если было принято решение передать эту обязанность в ответственность архивной компании, нужно обязательно помнить об одном важном аспекте архивного хранения, связанного с обслуживанием документов временного срока хранения.

При передаче документации с временным сроком хранения в компанию, занимающуюся хранением документов, важно заключить договор, в соответствии с которым она обязуется уничтожить документы после истечения сроков их хранения.

Для определения сроков хранения документов, образовавшихся в результате деятельности организации, должна быть проведена экспертиза ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения Излишне говорить о том, что нет смысла хранить в архивах документы, сроки хранения которых истекли и которые не представляют ценность. Поэтому единственным разумным выходом в этой ситуации является уничтожение документов. Процедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов: проведение экспертизы ценности, целью которой является отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив и выделение на уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, составление акта о выделении дел к уничтожению, физическое уничтожение документов, составление акта о физическом уничтожении документов.

Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия. Выделение дел к уничтожению Роль архивных компаний в ликвидации Нужно иметь в виду, что все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное государственное хранение, в том числе обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств организаций.

Нередко при передаче документов на хранение ликвидирующиеся компании прибегают к услугам, которые предоставляют специализированные архивные компании. Преимущество архивных компаний заключается в том, что они работают в тесном контакте с государственными архивами и в случае необходимости помогают в подготовке и передаче документов на архивное хранение.

Во время ликвидации организации проводят архивацию документов и обеспечивают грамотную передачу необходимых документов в Архивный фонд РФ. Архивные компании заботятся о том, чтобы избавить предприятие от тех документов, у которых истек срок хранения, или восстановить недостающие в случае их утери. Помимо этого, они оказывают консультационную помощь, составляют учетные документы, а также обрабатывают архив и утилизируют документы в соответствии с принятыми стандартами.

Зачастую к коммерческим компаниям обращаются в том случае, если для организации первостепенную значимость имеет безопасность и сохранность информации. Документы, полученные на хранение архивной компанией, более надежно защищены от потери данных, а также их копирования, уничтожения или фальсификации.

Полезная статья?

Во время ликвидации юридического лица перед руководством компании неизбежно возникает вопрос о том, как поступить с накопленными за годы его деятельности документами и как юридически грамотно передать их на государственное хранение.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию ликвидатора. Именно на них него возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию учреждение. Чем руководствоваться?

Уничтожение документов при ликвидации компании — основные требования

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия ЭК устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним актом готовит документы на уничтожение. Фрагмент документа Свернуть Показать 2.

Ликвидация компании: что делать с документами

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально при возможности сличения с оригиналом , либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов. Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию. Сколько хранить документы после ликвидации ООО? Меньше 10 лет хранятся временные документы. Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы. Документы вечного хранения сохраняются постоянно. Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа. Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года. Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

Полезное видео:

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Политика конфиденциальности Хранение документов при ликвидации ООО Хранение документов при ликвидации ООО — важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация — это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия. Зачем нужно хранить документацию Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив. Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение.

Хранение документов при ликвидации ООО

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально при возможности сличения с оригиналом , либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов. Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию. Сколько хранить документы после ликвидации ООО? Меньше 10 лет хранятся временные документы. Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы. Документы вечного хранения сохраняются постоянно. Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

Компания ликвидирована, и документы по личному составу уже сданы в архив. Пожалуйста, подскажите, как правильно уничтожить.

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Порядок и правила подготовки этих документов к сдаче в архив прописаны в пп. После того, как оформление документов было завершено нужно составить лист-заверитель, описать передаваемые документы и правильно оформить обложку. Все необходимые рекомендации, такие как код архива, его наименование или наименование организации его деятельность осуществляющей, можно получить у сотрудников архива. Также от них можно получить сведения о правильном формировании заголовков, описи и т. Обусловлено это тем, что далеко не все нормы прописаны в Основных правилах. Архивация Уже при формировании ликвидационной комиссии нужно помнить, что в ее состав может входить сотрудник государственного или муниципального архива, что значительно облегчит всю процедуру составления пакета документов и сдачи их в архив. Негосударственные предприятия передают весь сформированный выше пакет документов на хранение в соответствующее представительство Государственного Архива. Прием документов осуществляется сотрудником гос. Происходит проверка наличия дел, указанных в перечне, также формируется новый.

Все о хранении документов: сроки, штрафы, правила при ликвидации и последствия при проверках

Отключить рекламу Однако Налоговый Кодекс подп. В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона. Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах ст. Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу. Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет. В письме Минфина от 23 марта г. Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов. Отключить рекламу Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов.

Уничтожение документов при ликвидации компании — основные требования . Создание компании или предприятия является достаточно кропотливой.

Эксперт, к. Так, в соответствии со ст. Учредители назначают ликвидационную комиссию ликвидатора и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации. В соответствии со ст. Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента публикации о ликвидации. Ликвидационная комиссия принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также письменно уведомляет кредиторов о ликвидации юридического лица. После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, утверждаемый учредителями участниками организации, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения. После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет окончательный ликвидационный баланс. Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям участникам , имеющим вещные права на это имущество или обязательственные права в отношении этого юридического лица.

Уничтожение документов при ликвидации компании — основные требования Уничтожение документов при ликвидации компании — основные требования Создание компании или предприятия является достаточно кропотливой процедурой, которая требует соблюдения множества правил. Однако ее ликвидация — не менее сложная задача, которая также должна проводиться в соответствии с законодательством и установленными в нем требованиями. Так, одним из важнейших моментов является уничтожение документов при ликвидации организации. Процедура уничтожения документов За все время существования компании может накопиться большое количество различных документов, среди которых бухгалтерская документация, кадровая и другая. В зависимости от типа документов процедура ликвидации может быть различной. В первую очередь необходимо учитывать, что все виды документов, касающиеся деятельности компании, имеют свой срок хранения, на протяжении которого необходимо полное обеспечение их сохранности. Срок хранения на ту или иную документацию устанавливается законодательством и завит от степени важности документа. Бухгалтерская документация Особе внимание необходимо уделять бухгалтерской документации, минимальный срок хранения которой составляет пять лет. В случае если срок хранения бухгалтерских документов еще не истек, необходимо передать их в архив, при этом проведя процедуру передачи в соответствии со всеми требованиями. При этом необходимо провести экспертизу их ценности, оформить имеющиеся документы в дела и провести их опись.