Является ли копия документа официальным документом

Заключения и рекомендации специальной комиссии по. Уполномоченное должностное лицо, Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реквизит, используемый для придания копии правового статуса, именуется отметкой о заверении копии. Приказом Росстандарта от N ст копией документа признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, в то время как заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

Харьковскую А. Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков. Акимов Верно: Иванова Выписка из документа заверяется подписью должностного лица начальника канцелярии, секретаря и т.

По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке. Факсимильные копии от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи 4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.

К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу факсимильные копии: К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.

В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических. Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде.

Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.

Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии. Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: Авторизированной называется копия, удостоверенная автором. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации.

Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.

Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков".

Верность копии документов на основании постановлений и гг. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов" изложены требования к реквизиту - отметка о заверении копии: Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации". Попова Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан например: Нотариат англ.

System of notary public offices - система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо - нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом. Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Особый вид копии представляет дубликат. Дубликат от лат. В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата.

Дубликат получают также при утере подлинного документа паспорта, диплома, аттестата и т. Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник. Отметим также, что существует понятие "архивная копия". Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа.

В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке. И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов.

Однако, пока само понятие "электронный документ" не однозначно. Термины и определения" есть лишь понятие "документ на машинном носителе" - "Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной".

Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" РД Здесь указано, что "к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски и документы на бумажных машинных носителях перфоленты, перфокарты ".

Федеральный закон от Понятиям "подлинники", "дубликаты", "копии документов на машинном носителе" посвящен специальный раздел 3 ГОСТ 6. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.

Белорусский закон "Об электронном документе" указывает, что "В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами". Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии "О цифровой подписи" Digital Signature Bill , оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.

Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами. Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.

Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием "подлинник" тесно соприкасается понятие подложных документов.

Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства.

Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов: В истории существует много примеров фальсификации документов. Подлогам документов и их видам может быть посвящена отдельная статья. Копия документа Копии вместо оригиналов: Такой вопрос встал перед судами в одном из недавних дел, где кредитор требовал возврата суммы займа.

Должник в ответ ссылался на договор, согласно которому, срок исковой давности прошел уже пару лет назад. На копии документа проставляется печать компании. Делопроизводство и архивное дело. Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом. По способу воспроизведения копии могут быть: По времени воспроизведения копии делятся на: По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; графически не тождественные копии - копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; рисованные копии - максимально воспроизводящие внешний вид почерк, размещение текста, удостоверительные надписи оригинала Копия без оригинала Харьковскую А.

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно? Заверение копий документов Заверение копий документов Свидетельство верности копии документа — одно из самых распространённых нотариальных действий. Копии, заверенные нотариусом необходимы всегда: Заверить копию приказа о расторжении трудового договора необходимо при обращении в суд для разрешения трудового спора и для постановки на учёт в службу занятости. В каком порядке производится заверение копий документов?

Использование в качестве доказательств копий документов при отсутствии подлинников и документов, полученных из сети Интернет Опубликовано автором AVK Общее понятие доказательств Согласно ч. Как нотариус заверяет документы Заверение документов нотариусом Итак, заверение документов нотариусом — это специальное действие, которое осуществляется специальным уполномоченным лицом нотариусов , которое свидетельствует о том, что документ действительно является подлинником, а в случае заверении копий о том, что в данное копии содержится абсолютно тоже самое, что и в оригинале.

Получи ответ на свой вопрос за 15 минут юристов готовы Вам помочь. Если производится заверение копии, то по сути нотариус даже не устанавливает, действительно ли имеются такие правоотношения, которые установлены в документы или нет, он лишь заверяет, что информация абсолютно такая же, как и в оригинале, а также удостоверяется во всех реквизитах, например, подписи, адресата, гриф об утверждении и т. Виды документов Главная Сакратар.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от Вызвано это было, можно предположить, принятием чуть ранее постановления Совета Министров Республики Беларусь от Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. ГОСТ Р дает нам такое определение: Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Правила заверения документов Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники "Кадровик. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации. Юридическая сила документа Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Документ на компакт-диске — документ, носителем которого Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские межотраслевые, межведомственные унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами ведомствами Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как: Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.

Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: Понятие копия документа заверенная нотариусом Является копия документа юридическим документом Удивительно, но факт! Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником.

Подлинник, копия, дубликат

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Является ли заверенная копия официальным документом

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские межотраслевые, межведомственные унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами ведомствами Российской Федерации. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как: подлинник — первый или единичный экземпляр документа; дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу; выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах например,. Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого? Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала.

Копия документа

Оформление юридически значимых документов и ответственность Оформление юридически значимых документов и ответственность Автор: Есения Ковалева Оформление юридически значимых документов и ответственность Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота. Термины и определения, с. Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды: — внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.

Полезное видео:

Является ли копия документа официальным документом

Оригинал, копия, дубликат, выписка из документа — в чем разница? Архивная копия — это официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Копия электронного документа — это форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в установленном порядке. Формой внешнего представления электронного документа является его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. Дубликат документа — это повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу.

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Харьковскую А. Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков. Акимов Верно: Иванова Выписка из документа заверяется подписью должностного лица начальника канцелярии, секретаря и т. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке. Факсимильные копии от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи 4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя. К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу факсимильные копии: К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.

Является копия документа юридическим документом

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. ГОСТ Р дает нам такое определение: Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В ГОСТ ИСО Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Сущность, признаки и свойства документа Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Виды документов

Виды документов Является ли копия документа официальным документом? Могут ли отсканированные копии документов накладные, акты, счета-фактуры , являться оправдательными первичными документами для признания расходов в целях налогообложения? Вычет НДС В соответствии с п. В силу п. Согласно п. Реквизиты счета-фактуры установлены п. В соответствии с п. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Ксерокопия документа и его доказательство Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации. Более того, по смыслу вышеуказанных положений статьи ТК РФ, на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с материалами служебной проверки, установившей ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей, получение у работника объяснения, ознакомления с приказом о наказании. Согласно пункту 3. Система стандартов.

Таким образом, первым условием является то, чтобы копия с воспроизводимого оригинала документа в полной мере соответствовала его содержанию, без каких-либо изменений или ошибок, вплоть до знаков препинания. Второе условие — чтобы копия с воспроизводимого оригинала документа имела юридическую силу, то есть была засвидетельствована лицом, имеющим на это право. Тем самым под копией понимается надлежащим образом оформленная и засвидетельствованная ксерокопия документа. Ксерокопия — это еще не копия документа. Ксерокопия — это то, что должным образом не оформлено, хотя и скопировано с оригинала, и не имеет юридической силы, поскольку не засвидетельствовано. Копией документ от юридического лица является тогда, когда полностью воспроизводит содержание оригинала и располагает необходимыми реквизитами, такими как подпись должностного лица, имеющего на это право, и оттиск печати юридического лица, придающими копии документа юридическую силу. Должностным лицом обычно выступает руководитель организации. Несмотря на наличие реквизитов на копии документа, придающих ей юридическую силу, при представлении ее банк вправе потребовать от клиента одновременного представления оригинала, чтобы удостовериться в полном ему соответствии. Копией документ от физического лица является тогда, когда полностью воспроизводит содержание оригинала и располагает необходимыми реквизитами, такими как подпись и оттиск печати оттиск штампа нотариуса, придающими копии документа юридическую силу. Несмотря на свидетельствование нотариуса, придающего юридическую силу копии документа, при представлении ее банк вправе потребовать от клиента одновременного представления оригинала, чтобы удостовериться в полном ему соответствии.